E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen und umsetzen müssen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wurde mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 eingeführt. Sie gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung hat der Gesetzgeber in § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UStG) gestaffelte Übergangsregeln geschaffen.

Maßgeblich für die Grenze von 800.000 Euro ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Die Finanzverwaltung ermittelt die Grenze unabhängig davon, ob ein Unternehmen nach Soll- oder Ist-Versteuerung arbeitet.

Nein. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat im Juni 2026 gefordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Ein Gesetzgebungsverfahren wurde daraus nicht. Die Bundesregierung hält an den gesetzlichen Fristen fest. Unternehmen sollten mit dem 1. Januar 2027 planen.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

In der Praxis sind zwei Formate relevant:

Eine PDF-Datei per E-Mail, eine eingescannte Papierrechnung oder ein Word-Dokument sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“. Das Bundesfinanzministerium hat in seinen FAQ vom März 2026 klargestellt: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil enthalten sein. Die PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung ist rechtlich nicht maßgeblich.

Die Pflicht gilt für steuerbare Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Nicht erfasst sind:

Bei grenzüberschreitenden Umsätzen bleibt es vorerst bei den bisherigen Regeln.

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Üblich sind E-Mail, Download über ein Kundenportal, direkte Schnittstellen zwischen Systemen oder das europäische Netzwerk Peppol.

Für den Empfang genügt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Eine eigene Adresse wie rechnung@firma.de ist sinnvoll. Entscheidend ist, was danach passiert: Die E-Rechnung muss lesbar gemacht, geprüft, gebucht und unverändert archiviert werden. Eine Zustimmung des Empfängers ist für E-Rechnungen nicht erforderlich.

Die Übergangsregel für 2025 und 2026 knüpft an zwei Bedingungen: Die Leistung muss bis 31. Dezember 2026 erbracht sein, und die Rechnung muss bis zu diesem Tag ausgestellt werden. Wer eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, kann sich nach dem Wortlaut des Gesetzes nicht mehr darauf berufen – unabhängig vom Umsatz. Die Auslegung ist in der Fachliteratur umstritten. Sicher ist, Leistungen aus 2026 noch 2026 abzurechnen oder direkt eine E-Rechnung auszustellen.

Ein Bußgeld droht allein wegen des falschen Rechnungsformats nach der aktuellen Verwaltungsauffassung nicht. Das wirtschaftliche Risiko liegt beim Kunden: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist nur die E-Rechnung eine ordnungsgemäße Rechnung. Ohne sie fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Geschäftskunden werden deshalb auf korrekte E-Rechnungen bestehen und fehlerhafte Rechnungen zurückweisen.

In seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet das Bundesfinanzministerium zudem zwischen Formatfehlern, Verstößen gegen technische Geschäftsregeln und inhaltlichen Fehlern. Das Ministerium betont, wie wichtig eine technische Prüfung (Validierung) jeder E-Rechnung ist.

Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2025 ausgestellt oder empfangen werden, sind nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Datensatz das Original. Er muss unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage genügt nicht.

Die Nutzung wächst, aber langsam. Über die Systeme der Datev wurden im ersten Halbjahr 2026 mehr als 51 Millionen E-Rechnungen verarbeitet, im gesamten Jahr 2025 waren es rund 64 Millionen. Beim Finanzsoftware-Anbieter Candis machen E-Rechnungen nach eigenen Angaben dennoch nur zwölf bis 13 Prozent des Rechnungsvolumens aus. In einer ZDH-Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben plante knapp die Hälfte der Betriebe ohne E-Rechnung die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027.

Die E-Rechnung ist die technische Grundlage für ein elektronisches Meldesystem gegen Umsatzsteuerbetrug. Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sollen ab Juli 2030 grenzüberschreitende B2B-Umsätze nahezu in Echtzeit gemeldet werden. Deutschland hat sein nationales Meldesystem an diesen Zeitplan gekoppelt. Wer jetzt sauber auf strukturierte Rechnungsdaten umstellt, ist darauf vorbereitet.